Retningslinjer for varsling i Altinn på plass

Innlegget sto første gang på trykk i Revisjon og regnskap, utgave 05/2018, og på revregn.no.

Revisorer og regnskapsførere mottar hver dag mange e-poster og SMS-er fra det offentlige. Antallet har økt så mye at det oppleves som utfordrende å skille ut viktige varsler i mengden. Nå er nye retningslinjer for varsling klare.

Bruk av digitale tjenester øker jevnt og trutt, også i kommunikasjonen mellom offentlige myndigheter og enheter. Etter eForvaltningsforskriften § 8 har forvaltningen plikt til å sende varsel når enkeltvedtak og andre viktige meldinger sendes elektronisk. Varsel sendes som e-post eller SMS. I tillegg til varsel sendes servicemeldinger som inneholder informasjon om saksbehandling eller annet som kan være relevant for mottaker. Myndighetene plikter ikke å sende servicemeldinger, men gjør det for å yte ekstra service.

Rutiner er kartlagt

Med bakgrunn i den store mengden varsler ble det høsten 2017 satt ned en bredt sammensatt arbeidsgruppe som kartla behovet for å utvikle en felles varslingsstrategi for offentlig forvaltning. Regnskap Norge og Revisorforeningen har vært aktive deltakere i arbeidsgruppen, og dette har vært svært viktig for å få så god forståelse som mulig for hvordan varsling og servicemeldinger oppleves hos mottakerne. Gruppen bestod i tillegg av representanter fra Skatteetaten, Statistisk sentralbyrå (SSB), NAV, Direktoratet for e-helse, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), KS og Brønnøysundregistrene.

Gruppen har vurdert kritikk som har kommet frem blant annet i media om varsling og servicemeldinger. Kritikken har i hovedsak rettet seg mot at det sendes ut mange servicemeldinger som ikke kjennes relevant for de enhetene som mottar disse. Gruppen har gjennomført en kartlegging hos ulike forvaltningsorganer om hvilke rutiner de har for å sende varsel og servicemeldinger. Kartleggingen viser at varslingsplikten stort sett oppfylles, men også at det sendes et stort antall e-poster og SMS-er som faller utenfor varslingsplikten. Det er her det er behov for forbedringer.

Antallet meldinger øker

Revisorer og regnskapsførere er kritiske til praksisen ved bruk av servicemeldinger. Denne gruppen mottar varsler og servicemeldinger for hver enhet de representerer, og mottar dermed veldig mye e-post og SMS fra forvaltningen. Mottakerne får dermed utfordringer med å følge opp varsel om enkeltvedtak og viktige meldinger som drukner i de mange servicemeldingene de får.

Felles retningslinjer

Målet med retningslinjene er at alle som sender ut varsel skal ha et bevisst forhold til sin varslingsplikt etter eForvaltningsforskriften. Det er klare fordeler ved å redusere utsending av e-post og SMS når det ikke er varslingsplikt. Brukeren opplever da at varsel fra det offentlige er viktig. Det er også gunstig for brukeren å motta færre servicemeldinger. Varsel og servicemeldinger skal utformes i et klart språk som gjør det lett å forstå hva det dreier seg om og mottakeren må identifiseres.

Noen brukere får veldig mange varsler og servicemeldinger, og opplever det som en belastning, mens andre ønsker flere servicemeldinger. Dette kan forstås som at det bør vurderes om enheter skal kunne abonnere på varslinger eller servicemeldinger fra offentlige myndigheter. Det er funksjonalitet i Altinn som kanskje kan løse litt av problemet med omfanget av meldinger, men denne er ikke godt nok kjent og blir ikke benyttet. Dette gjelder forskjell på «din kontaktinformasjon» og «varslingsadresse for virksomheten» i Altinn.

Vil du lese mer om selve retningslinjene finner du dem nederst i saken hos Revisjon og regnskap.

Comments are closed.