Digitalisering krever orden i eget hus

I årets «IT i praksis» trekkes orden i eget hus fram som én av seks strategiske utfordringer vi bør lykkes med. Det er det flere gode grunner til.  

Etter å ha sittet flere år i styringsrådet for Altinn blir man ekstra opptatt av løsninger i Brønnøysundregistrene og den avhengigheten som offentlig sektor, norske bedrifter og vi som privatpersoner har fått til Brønnøysundregistrene.

Årets IT i praksis, undersøkelsen som Rambøll har gitt ut i 11 år, viser at norske virksomheter i stor grad benytter seg av felleskomponenter fra Brønnøysundregistrene. Vi har over flere år fulgt med på utviklingen, og ser at felleskomponentene har vært velkomne og populære blant både statlige og kommunale virksomheter. «Gamle» felleskomponenter som Folkeregisteret og Altinn benyttes av så godt som alle aktuelle virksomheter, og store andeler i begge grupper forventer at de skal bruke det enda mer i årene som kommer. De nyere felleskomponentene har ikke samme oppslutning enda, men hvis vi ser litt nøyere på tallene, forventes bruken å øke i tiden som kommer.

Felles datakatalog en del av løsningen

44 prosent av kommunene oppgir at de benytter seg av Felles datakatalog i dag, og av disse er det igjen 26 prosent som sier at de forventer å bruke den desto mer i årene som kommer. Videre svarer 25 prosent av kommunene som i dag ikke benytter katalogen at de forventer å ta den i bruk de neste tre årene. Samtidig viser vår undersøkelse at 40 prosent av kommunene opplever manglende tilgang på data som en hinder for å løfte sin IT-portefølje høyere opp i «tjenestetrappa». Vi tror blant annet at felles datakatalog kan være løsningen på dette.

For Brønnøysundregistrene er «orden i eget hus» meget viktig. Orden i eget hus følger av mange lovverk (GDPR/Personvernlovgivningen, Forvaltningsloven, Arkivlova, Offentlighetslova m.fl.). Alle disse forutsetter at man har kontroll på dataene og dokumentene man forvalter.

Tverretatlig deling av data forutsetter også at tilbyder har god kontroll på hvordan egne data er beskrevet og hvordan de skal tolkes. Hvis dette er utydelig vil beslutninger hos den etat eller konsument som mottar data kunne bli tatt på feil grunnlag fordi begrepet er tolket på feil måte. Et av eksemplene er begrepet «bonus», som er et samlebegrep for «bonus på egeninnsats» og «resultatbonus» i A-ordningen. Når sykepengeordningen i NAV skal beregne grunnlaget for sykepenger er det basert på lønn pluss bonus på egeninnsats. Her kan altså ikke dataene fra A-ordningen brukes. Digitalisering og «kun én gang» er dermed ikke oppnåelig og NAV må spørre brukeren om bonus én gang til (dog med et annet bonus-begrep).

Bidrar til å oppdatere lovverket

Når felleskatalogene (datakatalog, api-katalog, begrepskatalog) er på plass vil det også bidra til regelverksutvikling. Lovgiver vil kunne se hvor et begrep er i bruk, og også kunne gjenbruke definisjonen i et nærliggende område. Digitaliseringen går stadig raskere og det er vanskelig å holde lovverket oppdatert og tilpasset den tiden vi lever i. For eksempel er det i dag krav i lover og regler om utskrift av dokumentasjon på papir, men det finnes flere bedrifter som nå etableres uten å ha behov for printere, da all dokumentasjon er digitalt lagret. Om ikke tilpasninger gjøres, for eksempel ved å sidestille PDF med utskrift på papir, vil tolkninger i lovverket kunne styre hvordan bedrifter håndteres på ulike steder i landet.

De store løftene i digitaliseringen skjer gjennom prosjekter/ordninger, slik som A-ordningen, hvor man kan gjøre større ryddesjauer i begreper og også hvem som skal forvalte dataene. Slike prosjekter tar imidlertid ofte svært lang tid (A-ordningen tok over 10 år fra idé til gjennomføring). Bakgrunnen er ofte at en stor del av jobben dreier seg om å finne fram begreper og begrepsbruk i forskjellige sektorer og forskjellige lover. Dersom alle har orden i eget hus vil imidlertid digitaliseringsarbeidet i offentlig sektor gå betydelig raskere i fremtiden. Alle moderniseringsløft bør derfor innbefatte arbeid med orden i eget hus. Dette vil sikre tidlig dialog i leveransene og omforent forståelse av begrepene. Resultatet blir bedre og raskere leveranser både i egen virksomhet og eksterne tjenester.

Trenger en definert rolle

Orden i eget hus er et kontinuerlig arbeid og spesielt viktig for Brønnøysundregistrene, fordi de forvalter data som benyttes av hele offentlig sektor og det meste av privat sektor. Nye lover, nye registre, nye og moderniserte ytelser og tjenester kommer til hele tiden. Man trenger en metodikk for å sikre at man til enhver tid kan jobbe med forholdet mellom lovverket, tolkningen av begrepene og opplysningene man forvalter. Dette rammeverket bør ikke finnes opp på nytt av hver etat eller bedrift, men de som er kommet lengst bør dele tankesett og metode med andre. Brønnøysundregistrene har kommet langt på området og bør være førende i denne utviklingen fremover.

Årets IT i praksis viser at 32 prosent av private bedrifter har en egen definert rolle for Chief Data Officer (CDO) med ansvar for data- og informasjonshåndtering i egen organisasjon. I offentlig sektor er dette tallet nede på 20 prosent. Jeg vil påstå at dette tallet vil øke betraktelig i fremtiden og at vi vil se en vesentlig endring i offentlig sektor. Rollen som CDO vil gjøre at bedriftene og etatene sikrer orden i eget hus og et riktig fokus på håndtering av informasjon i henhold til lover og regler. Trygghet for deg og meg, og muligheter for en mer effektiv deling av data i offentlig sektor.

Espen Trømborg, ansvarlig for årets IT i praksis, og undertegnede Odd Ingebretsen står for dette utdraget fra rapporten.
Ønsker du mer info om IT i praksis kan du bestille hele rapporten her

Comments are closed.