Alle statsetater skal levere digital post til næringsliv og andre virksomheter gjennom Altinn. Det krever presise regler å sikre at digital informasjon og digital tilbakemelding blir tilgjengelig for alle som skal ha den og ingen andre.
Alle som er opptatt av offentlig digitalisering har fått med seg diskusjonene om hvor folk ønsker å motta den digitale posten sin, men alt dette handler om post til privatpersoner. Postforsendelser til virksomheter har fått litt mindre oppmerksomhet. For disse er Altinn stedet for mottak av digital post. Det er sagt klart og tydelig i stortingsmeldingen Digital agenda for Norge og det framgår av Digitaliseringsrundskrivet, som er en sammenfatning av digitaliseringskrav i staten.
Altinn har laget ti forskjellige ordninger, én for hvert forvaltningsområde, som etatene kan bruke for å sende post til virksomhetene. Altså ti forskjellige «tjenestetyper» i fagterminologien. Som vanlig må etaten selv definere en del kriterier for hvem som skal motta tjenesten, men siden hver av ordningene er laget ganske generelt og dekker det meste den enkelte etaten driver med, er det en engangsoppgave for de fleste. Vanligvis definerer tjenesteutviklerne kriterier for hver enkelt av en større mengde tjenester.
Bedriften kan ikke lese
Mens det som regel er ganske entydig hvem som skal ha tilgang til privatpersoners post, er det ikke selvsagt hvem som skal ha innsyn i posten til virksomheter. Verken matbutikken, aksjeselskapet eller fotballklubben kan lese og skrive. «Noen» må bestemme hvilke fysiske personer som skal kunne opptre på vegne av den juridiske.
Altinn løser dette på vanlig måte; den registrerte ansvarspersonen i Enhetsregisteret får automatisk rettigheter og kan delegere dem videre etter eget ønske og behov. Også her innebærer ordningen en forenkling ved at mange ulike forsendelser vil havne i samme kategori, slik at det ikke blir nødvendig å administrere rettigheter for hver enkelt av dem.
Varsling og fullmakter
Helt enkelt blir det likevel aldri å sikre at digital informasjon og digital tilbakemelding blir tilgjengelig for alle som skal ha den og ingen andre. Blant annet må «noen» varsles om at «noe» er havnet i en «postkasse» de færreste vil sjekke jevnlig. I dag vil Altinn automatisk benytte den kontaktinformasjonen som er registrert på virksomheten. På sikt skal det ivaretas gjennom prosjektet Kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter, som også er omtalt i Forenklingsbloggen.
Mange uformelle prosesser i papirverdenen må defineres presist i en digital verden. Digital informasjon kan ikke bare legges i en internpostkasse og plukkes opp av hvem som helst når adressaten er på ferie eller sluttet. En tilfeldig slektning kan heller ikke tømme gamlemors postkasse og lese brev og regninger på hennes vegne. Derfor må både virksomheter og privatpersoner i ganske mange tilfeller være satt opp med en formelt definert «fullmektig» for digital kommunikasjon.
Fullmakt til innbyggere er et komplisert område – juridisk, teknisk og selvsagt følelsesmessig. På oppdrag fra Skate utreder Brønnøysundregistrene nå også dette, i samarbeid med Difi, Nav, eHelse og Skatteetaten.
Alle skal med
Altinn har avtale med 44 offentlige organer, og alle de store er allerede tjenesteeiere. Men det gjenstår nesten sju hundre som også er forpliktet til å levere den digitale posten gjennom Altinn, så sant den skal sendes en virksomhet. Alle disse har fått beskjed og det er laget et enklere avtaleverk for å ivareta gjensidige forpliktelser mellom Altinn og den enkelte av disse.
Avsendere må integrere seg mot Altinns Webtjenester direkte eller benytte Difis integrasjonspunkt. Kommuner kan benytte KS sin løsning (SvarUt), og kan henvende seg til KS.
Til forskjell fra privatpersoner kan ikke virksomheter nekte å kommunisere elektronisk med det offentlige. Men også disse skal varsles på nytt, hvis ikke sendingen blir åpnet innen en viss tid. Dette er standardfunksjonalitet i Altinn og ivaretas på samme måte for de nye Post til virksomheter-tjenestene.
Nytt Altinn i november
De sendingene som offentlige organer sender til private virksomheter, lander altså i virksomhetens meldingsboks i Altinn. I neste Altinn-versjon, som kommer på lufta 14. november, heter meldingsboksen «Innboks» og oppfører seg litt annerledes enn brukerne er vant til.
Både Altinns lanseringsklare versjon 17.2 og Post til virksomheter blir forklart nærmere på NOKIOS-konferansen torsdag 2. november (utstillerseminar).
Både offentlige etater og næringslivet vil få nærmere informasjon etter hvert som løsningen tas mer i bruk. Du finner mer om hvordan etatene kan komme i gang og tilpasse egne systemer på altinn.no.