Liten tjeneste viser stort potensial

Skedsmo kommune er en pioner i å bruke Altinn i sin kommunale innbyggerdialog og har lansert sin første Altinn-tjeneste. Hvis kommune-Norge følger vårt eksempel er gevinstpotensialet betydelig.

Skedsmo kommune har mål om å være blant de fremste kommunene i Norge på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Dette forutsetter at vi har godt integrerte systemer og evne til å gjenbruke data på tvers av løsningene. Det forutsetter også en smart, sikker og fleksibel plattform for innbyggerdialog som gjør det mulig å kombinere nasjonale data og tjenester med lokale løsninger og informasjon. Med de forutsetningene kan vi lage brukervennlige og enkle innbyggertjenester. Dette var bakgrunnen for at vi i fjor høst skrev under en samarbeidsavtale med Altinn.

Altinn sin strategi beskriver optimal bruk av plattformen for kommunale tjenester og hvordan dette kan nås i samarbeid med KS. Skedsmo kommune har gått foran i dette arbeidet og har med egne ressurser og kompetanse utviklet tjenester som nå kan komme andre til nytte. I mai lanserte vi vår første tjeneste basert på Altinn, «Søke fri fra skolen».  Dette er en av våre mest brukte digitale tjeneste med 2150 søknader mottatt i 2016. Tidligere hadde vi et omfattende digitalt skjema for dette. Nå gjør vi det like enkelt for foreldre å søke fri for barna fra skolen, som det er å stoppe avisen i en periode.

Ved å kombinere data fra interne systemer og Folkeregisteret, med andre ord ting det offentlige allerede vet og derfor ikke trenger å spørre om, har vi redusert tiden det tar å søke fri for fra 15 til seks minutter. Det innebærer at innbyggerne i Skedsmo slipper å bruke 576 timer på skjemautfylling. Men dette er bare begynnelsen, for «Søke fri fra skolen» er ett av 44 digitale skjemaer vi har i dag. Med tilsvarende forenklinger for de øvrige skjemaene (til sammen 20 000 innsendinger i året) blir gevinsten for innbyggerne 2666 sparte timer. Gjennom godt tjenestedesign vil vi nok også finne andre gevinster og forenklinger i tillegg.

Bare begynnelsen

For Skedsmo kommune er gevinstene enda større. I dagens skjemaløsning uten gjenbruk av data blir det ofte feil i søknadene. Dette er arbeidskrevende å avdekke og rette opp, både for saksbehandler og for brukeren. Med gjenbruk av data, blir risikoen for feil betydelig lavere og kvaliteten tilsvarende høyere. Saksbehandling forenkles, effektiviseres og kan på noen områder automatiseres helt. For de 20 000 innsendingene vi har i dag, vil vi kunne spare 6000 timer i arbeid dersom alle innbyggerdialoger blir forbedret. Og dette er bare i Skedsmo kommune, som utgjør cirka én prosent av Norges befolkning. Hvis vi i kommune-Norge klarer å samkjøre oss slik at vi kan gjenbruke de samme tjenestene, snakker vi fort over 200 millioner kroner i sparte kostnader per år for kommunene.

Skedsmo kommune har gjennom hele prosjektet vært i tett dialog med KS som også er tjenesteeier i Altinn på vegne av kommunene. Skedsmo kommune ønsker å dele erfaringer, kode og kompetanse med andre kommuner og håper nå at KS skal bidra i dette arbeidet gjennom å etablere modeller for forvaltning og samarbeid. Jo flere kommuner som deltar i utvikling av tjenester på samme plattform, jo større effekt og gevinster kan vi hente.

Og gevinstpotensialet stopper ikke der. Vi har mange skjema som kun finnes på papir, for eksempel i skolesektoren. Med grepene vi har gjort med permisjonssøknaden bør mange av de skjemaene som i dag sendes i barnas ransel, kunne digitaliseres. Også dette vil innebære betydelige gevinster både for sluttbrukerne og for kommunen, og er tjenester som kan brukes på tvers av alle Norges kommuner.

Comments are closed.