Fra enhet til virksomhet – brukerne har talt

Alle som gjenbruker opplysninger fra Enhetsregisteret skal vite hva begrepene betyr. Vi setter brukeren i sentrum når vi går fra å bruke enhet til virksomhet som samlebetegnelse for alt som er registrert.

En bartender er vant til å forholde seg til enheter. Det samme er saksbehandlerne ved Enhetsregisteret. Men bruken av ordet enhet i disse to sammenhengene representerer veldig ulike ting. Og slik har det også vært for mange av brukerne våre i alle år; de må forholde seg til en rekke ord og uttrykk, der samme ord er brukt på forskjellig måte og om ulike ting. Derfor har vi nå ryddet i de mest sentrale begrepene som beskriver innholdet i Enhetsregisteret. Og ett av disse er knyttet til ordet enhet. Vi har gått over fra å bruke enhet til heller å bruke virksomhet. Dette vil gjøre det enklere for brukerne våre.

Felles byggeklosser

Enhetsregisteret er en svært viktig nasjonal felleskomponent i offentlig forvaltning. Enkelt forklart kan vi si at nasjonale felleskomponenter er felles byggeklosser. Disse inneholder funksjonalitet eller opplysninger som forvaltningen gjenbruker ved etablering og drift av digitale tjenester. Enhetsregisteret inneholder grunndata om virksomheter og tildeler organisasjonsnummer til disse. Organisasjonsnummer er en unik identifikator som forenkler utveksling av opplysninger om virksomheter, og legger til rette for digitalisering. Bruken av opplysningene i registeret er enorm, og øker fortsatt. Slik det ser ut så langt i år, vil totalt antall oppslag mot opplysninger fra Enhetsregisteret i 2020 passere én milliard!

Det følger av enhetsregisterloven at hele offentlig forvaltning har plikt til å bruke opplysninger fra Enhetsregisteret. Dette gir oss et stort ansvar. Roller i Enhetsregisteret danner grunnlaget for alt av rettigheter og plikter i Altinn. I tillegg leverer Enhetsregisteret opplysninger til hele samfunnet. Derfor er det også viktig at både offentlig forvaltning og alle andre brukere kjenner innholdet i Enhetsregisteret, hvordan man forholder seg til det og kan bruke det på rett måte.

Brukerne våre har imidlertid helt fra oppstart av Enhetsregisteret i 1995, slitt med betydningen av og innholdet i ordet enhet. Det ble brukt som en samlebetegnelse for alt som finnes registrert i Enhetsregisteret. Som en del av vår brukerorienterte forvaltning, var det derfor naturlig å undersøke om vi burde endre på dette. Samtidig vet vi at når vi endrer noe i en nasjonal felleskomponent, kan det få store ringvirkninger. Dette påvirker brukere og samarbeidspartnere, men gjelder også innad i egen virksomhet. Derfor var det veldig viktig å kjøre gode prosesser før vi tok beslutningen om å endre.

Hva mener brukerne?

Enhetsregisteret registrerer et bredt spekter av type virksomheter, og når vi snakker om brukere av registeret, er nedslagsfeltet enda større. Her er brukerne alt fra dama i gata, til store offentlige registre, andre forvaltningsorgan og store og små private aktører. Derfor hadde vi flere høringer, både internt og blant eksterne samarbeidspartnere og registre. Meninger og tilbakemeldinger var absolutt delte, og det var en erkjennelse at noen ville være uenige, uansett avgjørelse. Flere faktorer ble vektlagt, men vi var også klare på at behovet til brukerne skulle vektlegges mest.

Vi gjennomførte flere brukerundersøkelser, fra intervjuer til Brønnøysundregistrenes årlige brukerundersøkelse. Sistnevnte når ut til blant annet profesjonelle brukere, nyetablerte, offentlig forvaltning og innbyggere.  I denne undersøkelsen spurte vi hvilket av ordene enhet, virksomhet og organisasjon brukerne mente er best som samlebetegnelse for alt som finnes i Enhetsregisteret. Alle brukergruppene ga størst oppslutning for virksomhet.

Rydde i eget hus

Tydelig begrepsbruk er avgjørende både for digitalisering, samarbeid og utveksling av informasjon. Derfor er det viktig å få innarbeidet en enda mer konsekvent begrepsbruk rundt Enhetsregisteret. Mange er avhengige av å bruke denne nasjonale felleskomponenten.

Denne endringen betyr også betydelige tilpasninger hos oss selv. Vi har hatt en systematisk gjennomgang av all skriftlig informasjon vi har, eksempelvis på nettsidene våre, skjemaer, brev og veiledninger, samt i vår muntlige kommunikasjon mot brukerne og når vi snakker med hverandre. Egen begrepskatalog er også med på å øke bevisstheten og bidra til konsekvent bruk. For oss står brukeren i fokus, med et klart mål om å gjøre det enda enklere å bruke og forstå innholdet i Enhetsregisteret. Og vi har allerede sett positive virkninger av endringen. Derfor fullfører vi nå arbeidet med å rydde i eget hus for sentrale begreper i Enhetsregisteret.

Harmonisering og koordinering

I 2020 lagde Digitaliseringsdirektoratet, med hjelp fra Brønnøysundregistrene og en rekke andre virksomheter, en anbefalt metodikk i form av Standard for begrepsharmonisering og –differensiering. Standarden er til for å hjelpe virksomhetene med å harmonisere og differensiere begreper på tvers av avdelinger, virksomheter, lovverk og IT-løsninger. Dette er et godt bidrag i arbeidet med begreper, som er en kontinuerlig prosess. Og med økt brukerkunnskap blir vi også mer brukerorientert!

Comments are closed.