De tre etatene som startet Altinn tar prinsippet om gjenbruk av opplysninger på alvor. Så snart skattemeldingen er sendt inn via Altinn blir data fra næringsoppgaven delt med Statistisk sentralbyrå, som automatisk trekker ut det de har bruk for. En del næringsdrivende må fortsatt gi tilleggsopplysninger til statistikk, men nå er 32 skjemaer erstattet med ett.
Arbeidet med statistikken over strukturen i næringslivet er et godt eksempel på hvordan Statistisk sentralbyrå (SSB) utnytter informasjon som allerede er gitt til det offentlige. Det viser også hvordan Skatteetaten, Brønnøysundregistrene/Altinn og SSB går nye veier for å oppfylle næringslivets forventning om «Bare en gang». SSB har modernisert statistikken over strukturen i næringslivet. Hovedkilden til statistikken er næringslivets skattemeldinger (selvangivelser) med næringsoppgave 1 eller 2. Hvert år blir det datagrunnlaget i sin helhet overført fra Skatteetaten til SSB og brukt til å produsere viktig statistikk om næringslivet.
Ikke alt skjer på hovedkontoret
Men SSB har behov for mer informasjon enn den som leveres til Skatteetaten. Statistikken skal vise næringsaktivitet i hele landet og i de riktige næringene. Derfor trekker vi et utvalg på ca 13 000 foretak (juridisk enheter) og sender ut et skjema via Altinn. I hovedsak dreier spørsmålene i skjemaet seg om en finere oppdeling av poster fra næringsoppgaven, enten for å få en mer detaljert regnskapsmessig oppdeling, eller for å få poster fordelt på virksomheter (underenheter med en egen adresse). Det siste gjør at statistikken viser tall for de forskjellige næringene på fylkesnivå og, på forespørsel, på kommunenivå.
Altinn blir ofte oppfattet som en portal for rapportering, men det er vel så mye en plattform for sikker datautveksling. Samarbeidet om utveksling av skattemeldinger med næringsoppgaver foregår ved hjelp av splittfunksjonen i Altinn. Umiddelbart når en skatteyter sender inn en næringsoppgave, blir forsendelsen delt med SSB. SSB har automatisert mottaket, trekker ut relevante poster og laster dem inn i skjemaet som sendes til foretak i utvalget. Automatikken i skjemaet sørger for å skjule spørsmål som allerede er besvart i næringsoppgaven.
Enklere for alle
Skjemaet viser poster med beløp fra næringsoppgaven som skal fordeles nærmere. Det gjør det enklere å svare på spørsmålene og gir en bedre forståelse for hvilket beløp SSB ber om å få fordelt. For SSB er det en stor kvalitetsmessig fordel å knytte skjemaet opp mot næringsoppgaven ved at det vises til kjente poster fra næringsoppgaven med tilhørende beløp. Det bidrar til god kvalitet i rapporteringen og statistikken, og redusert ressursbruk i ferdigstillingen av statistikken.
En annen gevinst er at SSB kan sende ut skjemaene fortløpende etter hvert som næringsoppgaven blir sendt inn. Det vil gi en god ressursutnyttelse i SSB og bør gi bedre oversikt for dem som skal svare på skjemaet. Foretak i utvalget som ikke har sendt inn næringsoppgave til Skatteetaten medio august, får tilsendt skjema fra SSB uten forhåndsutfylte verdier fra næringsoppgaven. De må svare på alle spørsmål og selv legge inn hovedtall fra næringsoppgaven. Vi økte andelen skjema med forhåndsutfylling fra 65 % for tellingsåret 2015 med datafangst i 2016 til 88 % for tellingsåret 2016 med datafangst i 2017.
SSB forbedrer videre
For 2018 forventer SSB at i overkant av 90 % av foretak i utvalget vil få forhåndsutfylte verdier og at datainnsamlingen kan starte i mai, mot august tidligere år. Data begynner å komme fra splitt-funksjonen til SSB i februar. SSB planlegger på sikt ukentlig utsending av skjema slik at skjemaet vil være klar for utfylling noen få dager etter at næringsoppgaven er sendt til Skatteetaten.
Da har den næringsdrivende informasjonen «rett opp i dagen» fra innsendingen, og de slipper å starte prosessen på nytt. Dette er en viktig effekt å oppnå for ytterligere besparelser i tid for næringsdrivende.
En viktig faktor for å få dette til var og er det tette samarbeidet mellom SSB, Skatteetaten og BR/Altinn. Vi har en lang tradisjon for å samarbeide, og det gjorde at man klarte å løse forskjellige tekniske, sikkerhetsmessige og organisatoriske utfordringer underveis på en god måte. De dataene det her er snakk om er veldige viktige for beskatningen av næringslivet, og vi måtte alle være trygge på at «splitten» ikke skapte problemer i så måte. Det betydde blant annet utstrakte tester med høyt volum på kritiske data som innbefattet alle tre parter.
Oppsummert
Å strekke seg etter forbedringer og forenkling er viktig. I dette eksemplet så SSB en stor mulig forbedring som ville få effekt både i privat og offentlig sektor. Vi kontaktet BR/Altinn og Skatteetaten, samlet Altinn-gründerne rundet bordet og startet en prosess. Sammen har vi bidratt til å realisere regjeringssatsingene Forenkling for næringslivet og Fjerning av tidstyver i forvaltningen, samtidig som kvaliteten er økt i SSBs statistikk.
Digitalisering basert på «Once Only» eller «Bare en gang»-prinsippet har vært førende. Vi deler gjerne erfaringer og innspill til andre som søker å gjøre tilsvarende.