Skjemabyråkratiet ti år etter

Det er gammelt nytt at næringslivet plages med offentlig byråkrati. De siste tjuefem årene har det vært et næringspolitisk mål å begrense skjemabelastningen så mye som mulig for å frigi tid til verdiskapning. Samordning og forenkling bør ha bedret forholdene, men det er vanskelig å måle belastning og besparelser. For første gang finnes det mål for hvordan bedriftene selv opplever utviklingen over tid.

For mer enn ti år siden stilte det daværende Nærings- og handelsdepartementet (NHD) noen få, enkle spørsmål til lederne i fem hundre småbedrifter om hvordan de selv opplevde belastningen med offentlige skjemaer. Resultatene ble presentert i rapporten «IT mot skjemabelastning», blant annet til bruk under planleggingen av det omfattende skjemasamarbeidet i Altinn.

Nå har Brønnøysundregistrene stilt nøyaktig de samme spørsmålene på nytt, til omtrent like mange næringsdrivende i samme størrelsesgruppe, etter ti år med Altinn og offentlig digitalisering. Dette er så vidt vi vet den første sammenliknende studien over så lang tid av hvordan bedriftene selv opplever offentlig skjemabelastning.Graf med resultater fra undersøkelsen

I NHDs undersøkelse, rett før den digitale skjemaløsningen Altinn kom på lufta, var omkring 62 prosent av bedriftene ‘helt enig’ eller ‘noe enig’ i at elektroniske skjemaer ville lette bedriftenes arbeid. For de fleste var dette bare en gjetting, en forventning om en enklere skjemahverdag i framtida. Det fantes blant annet en digital momsoppgave, men de færreste hadde mye erfaring med bruk av digitale skjemaer. Etter ti års erfaring med Altinn er andelen som opplever lettelse hele 87 prosent, et tall som samsvarer godt med den årlige Altinn-brukerundersøkelsen som har stilt et likende spørsmål de siste årene. Det er altså liten tvil om at elektroniske skjemaer har lettet bedriftenes rapporteringsoppgaver til det offentlige.

Mens bare hver fjerde bedrift i 2003 mente at skjemabelastningen har avtatt i det siste, gjelder det nesten halvparten etter ti år med Altinn. Likevel skal vi merke oss at de færreste fortsatt er helt enige i dette. Men at det kommer seg, handler nok ikke bare om digitalisering. I Norge har jobbet grundig med brukervennlighet i nettskjemaene, blant annet gjennom pålagte retningslinjer for brukervennlighet (ELMER), som Brønnøysundregistrene har ansvaret for. Det er grunn til å tro at brukervennlighet er en medvirkende årsak til redusert opplevelse av «belastning». og til at de digitale løsningene faktisk blir brukt. Det er flere som velger å rapportere elektronisk i Norge enn i de fleste andre land med digitale skjemaer.

Grovt regnet er tre av fire bedrifter helt eller delvis enig i at offentlige skjemaer er et stadig irritasjonsmoment. Men andelen som er helt enig, har gått merkbart ned – fra over halvparten til omkring 30 prosent. Det er også færre som er helt enig i at det koster mye tid og penger. I tidligere undersøkelser (f. eks. Næringslivets Skjemaråd) har «dobbeltrapportering» vært pekt på som det største irritasjonsmomentet ved offentlige skjemaer. Derfor er det rimelig å anta at denne bedringen henger sammen med bedre samordning av oppgavekravene i perioden.

Det er en påtakelig endring i forståelsen for at skjemaene er viktige for bedriften selv. Her er muligens forklaringen at samfunnet i denne perioden er blitt mer opptatt av sporbarhet, dokumentasjon og transparens innenfor næringslivet generelt. Det øker nok også forståelsen for orden og oversikt.

I Norge har vi lang tradisjon for samarbeid mellom offentlige etater, og det er ikke selvsagt at nye tiltak som virker besparende ved første øyekast, vil gi reell forenkling når det kommer til stykket. Kanskje vil forenkling ett sted gi mer belastning fra andre. Det hjelper for eksempel lite å fjerne detaljer fra regnskapsrapportering til Skatteetaten hvis konsekvensen blir at Statistisk sentralbyrå må kreve inn vel så mye for å oppfylle internasjonale krav til offisiell statistikk.

En av de mer ukjente oppgavene til Brønnøysundregistrene er å forvalte oppgaveregisterloven, som har til mål å sikre mest mulig gjenbruk av data i det offentlige slik at bedriftene bare må gi fra seg de samme opplysningene én gang. Dermed er det også vår jobb å bistå offentlige etater i hvordan administrative krav kan bli enklere og mindre irriterende – uten at innsparing ett sted gir uheldige bivirkninger i en annen etat.

Det er mange som jobber til brukernes beste i offentlig forvaltning. Men de kan trenge støtte utenfra og hjelp til å se sammenhengen med hva som skjer i andre etater – og hvilke konsekvenser de samlede tiltakene får for brukerne. Dette arbeidet intensiveres og moderniseres hos Brønnøysundregistrene i disse dager.

Det er fortsatt mye som kan gjøres. Også i et samfunn med solid samarbeidstradisjon.

  • atunholt

    En viktig sak kan være å samle alle skjemaer som bedriften skal levere samles i en eneste mottaksportal. Jeg tenker her spesielt på lignings-papirer (Skatteetaten) og A/S-bedriftenes offisielle Årsregnskap (Brønnøysundregistrene).